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Le recours à une messagerie avait initialement été envisagé pour améliorer la communication entre les acteurs de la vie de la commune et leur Conseil Municipal. Très vite, cependant, il est apparu que cette solution ne serait pas satisfaisante pour de nombreuses raisons, parmi lesquelles :

• l'impossibilité pour tous de connaître les sujets abordés par d'autres et les réponses déjà apportées par le conseil. Ceci amènerait immanquablement à une redondance importante des messages et un effort inutilement accru pour les membres du conseil,
  
• une organisation lourde pour assurer à tour de rôle le suivi des messages entrants, afin de réagir au plus vite et au mieux à l'expression de leurs concitoyens,
  
• une très grande difficulté et un effort considérable pour classer les messages et leurs réponses par thème et en fournir une restitution cohérente au conseil et à la population. Cette contrainte pourrait être partiellement contournée par la mise en place de plusieurs adresses courriel à raison d'une par thème. Mais cela obligerait aussi chaque citoyen à se rappeler la bonne adresse et  occasionnerait de fréquentes erreurs de destination, exigeant un effort supplémentaire pour redresser les situations,
  
• une même difficulté et un effort tout aussi important pour gérer l'importance relative des sujets abordés, 
  
• une quasi-impossibilité à modérer les échanges et à gérer les comportements inappropriés, de façon à maintenir une communication efficace, respectueuse et porteuse de sens et d'action,
  
• un risque de perte de messages par suite de mauvaises manipulations, toujours possibles, de la boîte courriel par tel ou tel conseiller municipal,
  
• une visibilité quasi-nulle pour les citoyens sur l'étendue des tâches et des responsabilités des membres du conseil, au quotidien.
  

A l'inverse, le recours à une solution de type "forum", outre la possibilité d'interpeller la municipalité sur tout sujet pertinent, permet à tous les participants de :

• disposer d'une vision structurée et immédiate sur les différents thèmes pouvant être abordés et, de ce fait, être en mesure de poser leurs questions au bon endroit, mais aussi de proposer de nouveaux thèmes en accord avec la structure générale, le cas échéant,
  
• connaître les sujets déjà abordés par leurs concitoyens, ainsi que les réponses apportées par le conseil,
  
• apporter des commentaires à ces sujets et ainsi en enrichir la portée et l'intérêt,
  
• noter ces sujets de façon à renforcer leur notoriété le cas échéant,
  
• identifier les participants et, le cas échéant, prendre contact avec eux afin d'échanger et d'approfondir les questions abordées,
  
• identifier les conseillers municipaux en charge de tel ou tel domaine et ainsi, progressivement, considérer la municipalité comme une équipe et non comme une addition plus ou moins précise de personnalités,
  
• rester informés en temps réel de tout évènement (commentaire / réponse) intervenant sur un sujet qu'ils ont "posté", ou auquel ils se sont abonnés.
  

Pour les conseillers municipaux, une telle solution permet en outre de :

• disposer a priori d'un classement des sujets par thème,
  
• repérer immédiatement les nouveaux sujets ainsi que ceux auxquels il n'a pas encore été répondu,
  
• donner la priorité aux sujets qui relèvent de leurs compétences et de leur responsabilité,
  
• être informés systématiquement de tout nouveau sujet, ainsi que des réactions aux sujets existants, sur leur domaine de compétence / responsabilité,
  
• rediriger facilement les sujets attribués à tort à tel ou tel thème,
  
• effectuer une modération efficace des échanges, de façon à conserver la nécessaire tenue qui convient à un tel  espace de communication.
  

En matière de sécurité et de protection de l'information, cette solution permet en outre d'éviter tout effacement des messages "postés". Si un modérateur peut certes rendre certains messages non-visibles, il n'aura pas pour autant la possibilité de les faire disparaître définitivement.