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05 Comment rester informé...
Forum : Un forum, comment ça marche ?
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19-08-2020, 02:19 AM
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04 Principaux rôles
Forum : Un forum, comment ça marche ?
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03 Les "sujets" - Structu...
Forum : Un forum, comment ça marche ?
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02 Structure proposée pou...
Forum : Un forum, comment ça marche ?
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19-08-2020, 12:45 AM
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01 Structure générale d'u...
Forum : Un forum, comment ça marche ?
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18-08-2020, 10:50 PM
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06 Quel est le coût de ce...
Forum : Pourquoi un forum ?
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13-08-2020, 04:13 PM
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05 Qui peut participer à ...
Forum : Pourquoi un forum ?
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04 Pourquoi un forum et p...
Forum : Pourquoi un forum ?
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13-08-2020, 12:49 PM
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03 Pourquoi un forum et p...
Forum : Pourquoi un forum ?
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02 Les bénéfices escompté...
Forum : Pourquoi un forum ?
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Il existe principalement deux moyens de rester informé.e des nouveaux messages : en vous rendant régulièrement sur le forum ou bien en vous abonnant à tout ou partie des forums ou à certains messages.
Dans le premier cas, après vous être connecté.e, vous pouvez utiliser l'option de menu "Nouveaux messages" située en haut de la page. Cette option affiche une liste des sujets que vous n'avez pas encore consultés, ou dont vous n'avez pas consulté les dernières réponses. En face de chaque sujet, la liste affiche le forum auquel il appartient, ce qui vous permet rapidement de vous concentrer sur les sujets qui sont de votre ressort. Il ne vous reste alors qu'à cliquer sur le sujet choisi pour consulter son contenu ou les dernières réponses qui lui ont été apportées.
L'autre solution consiste à s'abonner à un ou plusieurs forums et/ou à des sujets particuliers:
- lorsque vous êtes abonné.e à un forum ou un sujet, tout nouvel évènement (nouveau sujet, nouvelle réponse) vous est automatiquement notifié par courriel, à l'adresse indiquée dans votre profil utilisateur. Si ce dispositif présente l'inconvénient potentiel de vous envoyer de nombreux courriels, il vous évite de vous rendre régulièrement sur le forum, et de manquer de nouveaux messages / réponses,
- pour s'abonner à un forum, il faut être positionné sur la liste des sujets du forum (titre du forum dans un bandeau en haut de page) et cliquer sur le texte "S'abonner au forum" situé sur la droite du bandeau. Une fois abonné.e, le texte est modifié et vous propose le désabonnement,
- pour s'abonner à un sujet, il faut être positionné sur le sujet lui même et cliquer, au bas de la page sur l'option "S'abonner au sujet".
Les rôles affectés aux utilisateurs inscrits sont définis dans des "groupes". Chaque groupe dispose d'un ensemble de permissions qui varient d'un profil à l'autre. Les principaux groupes définis pour ce forum sont les suivants:
- utilisateur confirmé : peut lire tous les messages du forum, "poster" des sujets dans tous les forums, apporter une réponse à tous les sujets de l'ensemble du forum, donner une note à un sujet ou à une réponse, signaler aux modérateurs des messages non conformes aux règles d'utilisation du forum,
- modérateur : en plus des droits des membres confirmés, les modérateurs peuvent créer des annonces, qui sont des messages à durée variable apparaissant en tête des forums, approuver ou désapprouver des sujets, alerter les membres qui ne respectent pas les règles d'utilisation du forum, retirer des messages sans toutefois les supprimer définitivement. Il est prévu que chaque élu du conseil municipal ait un profil de modérateur, mais uniquement pour les forums dont il est effectivement modérateur. Pour les autres forums, il aura les mêmes droits qu'un utilisateur confirmé.
- administrateur : ce groupe dispose de tous les droits, notamment celui de gérer les sections et les forums, d'affecter les permissions aux profils, de régler les paramètres du fonctionnement du site et d'effecteur les opérations techniques habituelles (sauvegarde, notamment).
Structure des Sujets
Un "sujet" est une question, proposition ou suggestion "postée" par un administré à destination du conseil municipal.
L'expression d'un sujet comporte quatre parties: le préfixe, le titre du sujet, le texte du sujet et les pièces jointes. Les trois premières parties sont obligatoires, les pièces jointes sont facultatives.
Le préfixe est une information permettant de qualifier le message. Dans cette proposition, il peut prendre les valeurs suivantes: "Information (au conseil)", "Demande d'information", "Proposition", "Suggestion", "Réclamation".
Lors de la saisie du sujet, cette information figure à gauche du titre du sujet, sous forme de liste déroulante à choix unique.
Lors de la lecture du sujet, une forme abrégée de cette information figure également à la gauche du titre.
Cette information est importante à la fois pour l'émetteur du message, car elle lui permet de qualifier dès le départ l'objet de son message et pour les élus, car il est possible d'effectuer des recherches en prenant sa valeur comme critère de recherche.
Création d'un sujet
Lorsque vous êtes positionné.e dans le forum adéquat, il suffit de cliquer sur le bouton "Nouveau sujet" pour être en mesure de rédiger le texte du sujet, sans oublier de lui donner un titre et de lui affecter un préfixe.
Au bas de la page, un bouton "Aperçu du message" permet de se faire une idée de la présentation finale du message.
Lorsque le message est complet, cliquer sur le bouton "Poster le message" pour terminer.
Modification d'un sujet
Seul l'auteur d'un sujet est autorisé à en modifier le contenu. Les autres membres du forum ne peuvent qu'apporter des réponses.
Pour modifier un sujet, il faut d'abord en afficher le contenu puis, au bas du texte afficher, cliquer sur le bouton "Editer" et choisir entre "Edition rapide" et "Edition complète".
Lorsque la modification est terminée, cliquer sur le bouton "Mettre à jour le message".
Répondre à un sujet
Tous les membres autorisés peuvent répondre à sujet, y compris l'auteur du sujet, car cela lui permet de répondre à une réponse antérieure.
Pour répondre à sujet, il suffit, lorsque son texte est affiché, de cliquer sur le bouton "Nouvelle réponse" et de procéder comme pour la création d'un nouveau sujet (sauf le titre et le préfixe, qui sont associés au sujet).
Les différentes réponses à un même sujet sont affichées dans un ordre chronologique croissant, à la suite du sujet lui-même.
Le choix proposé au Conseil Municipal de Minerve est une structure à deux niveaux: "Section" et "Forums". Ainsi, on pourra constater que la page d'accueil, une fois l'utilisateur connecté, propose la structure suivante:
- section "Un Forum - Pourquoi? Comment ?", avec les forums "Pourquoi un forum ?" et "Un forum, comment çà marche ?"
- section "Discussion Générale", avec le forum "Exemples"
- section "Les Commissions Municipales", avec un forum par commission
- section "Les Projets", avec quatre projets,
- section "Les Délégations", avec un forum par délégation
Il est important de garder à l'esprit que la structure n'est pas figée : il est possible, à tout moment de la vie du dispositif, d'ajouter, de modifier et de supprimer des sections et des forums. Cependant :
- supprimer une section ou un forum n'est pas une décision à prendre à la légère car cette suppression s'accompagne de la destruction des sujets renfermés dans la section / forum que l'on supprime, ce qui, dans le contexte du Conseil Municipal, est à déconseiller formellement. Il y a donc lieu de réfléchir à la redistribution des messages dans d'autres forums afin d'en préserver le contenu et, par là, l'histoire des échanges entre les administrés et leur municipalité,
- ajouter un forum ou une section demande aussi de réfléchir en amont à la complexité de la structure et à la question de la redondance entre les domaines d'échange proposés,
- dans tous les cas, la gestion des forums est réservée à l'administrateur du dispositif, qui agit en collaboration et en cohérence avec les décisions du Conseil Municipal.
Un "forum" s'apparente à un "fil de discussion" et porte généralement sur un domaine précis. Les membres autorisés peuvent proposer des "sujets", sous la forme de messages comportant une question, une proposition, etc. Les autres membres du forum peuvent apporter des réponses à ces sujets.
Les forums sont regroupés en "sections" et peuvent, le cas échéant, être décomposés en "sous-forums", selon une architecture hiérarchique, non limitée en nombre de niveaux. Si les sections ne peuvent contenir que des forums, les forums peuvent contenir à la fois des et des dessous-forums. En résumé: section => forum => (sous-forum =>) sujet (voir la pièce jointe ci-dessous pour une illustration).
Un "sujet" est un échange composé d'un message initial et de réponses successives. L'auteur du sujet peut, comme les autres membres, répondre à des réponses qui lui ont été faites.
Noter l'ambiguïté du terme "forum", qui désigne à la fois un thème de discussion particulier et l'ensemble du dispositif.
Les sections, forums et sous-forums ne peuvent être gérés que par l'administrateur du dispositif.
Le surcoût de la partie technique (matériel et logiciel) de ce dispositif est donc nul pour la municipalité.
Comme pour le logiciel WordPress, qui permet la gestion du site internet à ouvrir prochainement, il dispose d'extensions logicielles dont certaines peuvent être payantes (pour des montants de l'ordre de 10€ à 60€ en moyenne). Néanmoins, il n'est pas a priori prévu de recourir à des extensions payantes dans un avenir proche. Si cela était le cas, le Conseil Municipal en serait informé et conserverait bien évidemment le choix de la décision.
La fonction d'administration de ce forum est actuellement assurée à titre gracieux par M. Jean Cordier.
Sauf avis contraire du Conseil Municipal de Minerve, ce forum est destiné exclusivement aux acteurs impliqués dans la vie de la commune, à savoir :
- les personnes résidant sur le territoire de la commune,
- les personnes inscrites sur les listes électorales de la commune,
- les entreprises installées sur le territoire de la commune (artistes, artisans, commerçants, producteurs agricoles, etc.).
- en matière de propriété des informations et de possible réutilisation frauduleuse, par Facebook ou certains de ses utilisateurs, les questions de droit sont nombreuses et trop complexes pour être détaillées ici. La prudence recommande donc que le Conseil Municipal reste propriétaire des informations qui sont partagées dans le cadre de ce forum,
- Il n'est par ailleurs pas certain que l'on puisse interdire absolument aux utilisateurs le partage des échanges avec des personnes non autorisées à entrer dans le groupe,
- la structuration des forums et sous-forums est moins souple et offre moins de possibilités qu'avec un logiciel spécialisé tel que celui qui a été choisi ici. Il en va de même pour les aspects de personnalisation de la présentation et du fonctionnement,
- avec Facebook,la modération des échanges ne se fait pas uniquement par des personnes habilitées au sein du groupe, mais par l'outil lui-même, qui dispose d'algorithmes toujours plus nombreux pour filtrer les contenus. Rien n'interdit de penser que certains messages pourraient ne jamais être vus à cause de tels algorithmes,
- Facebook est une plate-forme mondiale, qui restitue des échanges à cette échelle et cela se ressent dans la lenteur de réaction de son interface pour restituer les messages et les résultats de recherche,
- Il n'est pas possible de choisir l'ordre d'apparition des messages, qui se fait toujours du plus récent au plus ancien. Si cela peut suffire dans la majorité des cas, les exceptions ne sont pas possibles,
- Facebook est un logiciel commercial, dont le modèle économique repose sur la publicité. Il a été réalisé dans cette optique et ses améliorations permanentes vont dans le même sens. Le forum du Conseil Municipal ne serait alors pas protégé de publicités plus ou moins intrusives, ni d'une utilisation à des fins commerciales des informations contenues dans les échanges,
- la société Facebook est propriétaire de son logiciel et, comme telle, libre de le modifier de la façon qui lui convient sans être tenue à une continuité de fonctionnement. Une telle situation pourrait, dans certains cas, remettre en cause le fonctionnement même du forum,
- sur un plan plus technique, les messages "postés" sur Facebook ne peuvent être exportés et, si l'on souhaite un jour changer de solution, ce sera au prix de la perte de ce qui a déjà été échangé, ...ou alors au prix d'un fastidieux travail de copier/coller. Un coût exorbitant dans tous les cas de figure. A l'inverse, les logiciels de gestion de forums sont nombreux à proposer des moyens de "migrer" leurs données d'une solution technique à une autre,
- enfin, et ce n'est un secret pour personne, l'utilisation des réseaux sociaux révèle souvent un mode de fonctionnement compulsif, où la réaction prime sur la réflexion. C'est tout le contraire de ce qui apparaît comme souhaitable, voire indispensable, dans le cadre d'échanges entre les administrés et leur conseil municipal.
- l'impossibilité pour tous de connaître les sujets abordés par d'autres et les réponses déjà apportées par le conseil. Ceci amènerait immanquablement à une redondance importante des messages et un effort inutilement accru pour les membres du conseil,
- une organisation lourde pour assurer à tour de rôle le suivi des messages entrants, afin de réagir au plus vite et au mieux à l'expression de leurs concitoyens,
- une très grande difficulté et un effort considérable pour classer les messages et leurs réponses par thème et en fournir une restitution cohérente au conseil et à la population. Cette contrainte pourrait être partiellement contournée par la mise en place de plusieurs adresses courriel à raison d'une par thème. Mais cela obligerait aussi chaque citoyen à se rappeler la bonne adresse et occasionnerait de fréquentes erreurs de destination, exigeant un effort supplémentaire pour redresser les situations,
- une même difficulté et un effort tout aussi important pour gérer l'importance relative des sujets abordés,
- une quasi-impossibilité à modérer les échanges et à gérer les comportements inappropriés, de façon à maintenir une communication efficace, respectueuse et porteuse de sens et d'action,
- un risque de perte de messages par suite de mauvaises manipulations, toujours possibles, de la boîte courriel par tel ou tel conseiller municipal,
- une visibilité quasi-nulle pour les citoyens sur l'étendue des tâches et des responsabilités des membres du conseil, au quotidien.
A l'inverse, le recours à une solution de type "forum", outre la possibilité d'interpeller la municipalité sur tout sujet pertinent, permet à tous les participants de :
- disposer d'une vision structurée et immédiate sur les différents thèmes pouvant être abordés et, de ce fait, être en mesure de poser leurs questions au bon endroit, mais aussi de proposer de nouveaux thèmes en accord avec la structure générale, le cas échéant,
- connaître les sujets déjà abordés par leurs concitoyens, ainsi que les réponses apportées par le conseil,
- apporter des commentaires à ces sujets et ainsi en enrichir la portée et l'intérêt,
- noter ces sujets de façon à renforcer leur notoriété le cas échéant,
- identifier les participants et, le cas échéant, prendre contact avec eux afin d'échanger et d'approfondir les questions abordées,
- identifier les conseillers municipaux en charge de tel ou tel domaine et ainsi, progressivement, considérer la municipalité comme une équipe et non comme une addition plus ou moins précise de personnalités,
- rester informés en temps réel de tout évènement (commentaire / réponse) intervenant sur un sujet qu'ils ont "posté", ou auquel ils se sont abonnés.
Pour les conseillers municipaux, une telle solution permet en outre de :
- disposer a priori d'un classement des sujets par thème,
- repérer immédiatement les nouveaux sujets ainsi que ceux auxquels il n'a pas encore été répondu,
- donner la priorité aux sujets qui relèvent de leurs compétences et de leur responsabilité,
- être informés systématiquement de tout nouveau sujet, ainsi que des réactions aux sujets existants, sur leur domaine de compétence / responsabilité,
- rediriger facilement les sujets attribués à tort à tel ou tel thème,
- effectuer une modération efficace des échanges, de façon à conserver la nécessaire tenue qui convient à un tel espace de communication.
En matière de sécurité et de protection de l'information, cette solution permet en outre d'éviter tout effacement des messages "postés". Si un modérateur peut certes rendre certains messages non-visibles, il n'aura pas pour autant la possibilité de les faire disparaître définitivement.
Pour les acteurs de la vie de la commune (résidents, électeurs, acteurs économiques) :
- des échanges plus nombreux et plus fructueux avec la municipalité
- une meilleure réactivité des membres du conseil municipal aux interrogations et propositions des administrés
- une précision améliorée des réponses obtenues
- une prise en compte plus rapide des besoins des administrés
- une meilleure compréhension des enjeux pour la commune et de l'étendue de l'activité du conseil municipal
- une répartition plus efficace de l'effort de communication sur l'ensemble des membres du conseil municipal
- une meilleure capacité de réponse et de prise en compte des demandes et propositions des administrés
- une intégration plus rapide et plus adaptée des besoins de la commune au plan d'action de la municipalité
- prendre en compte au plus tôt les besoins et suggestions émis par les administrés
- préparer ensemble les débats sur les sujets considérés par tous comme importants
- mener des projets d'amélioration qui remportent l'adhésion du plus grand nombre